Per palestre, personal trainer e società sportive
CertificatoSportivo tiene il conto delle scadenze al posto tuo: avvisa l'atleta quando manca un mese al rinnovo e ricorda alla segreteria chi non ha ancora consegnato nulla. In reception vedi subito chi può allenarsi e chi va fermato, senza aprire nessun raccoglitore.
Esempio della vista di reception
Ingressi di stamattina
Chi sta al banco vede la validità mentre la persona passa il badge. Il software sorveglia le date, l'idoneità la stabilisce il medico.
Il problema
Il documento non manca quasi mai: manca il momento in cui qualcuno si accorge che è scaduto. Ecco come succede, in una palestra e nella segreteria di una società sportiva.
Sono le sette del mattino e la sala pesi si riempie. Chi arriva passa il badge, saluta e va a scaldarsi: nessuno, al banco, ha il tempo di chiedersi se quel certificato consegnato a novembre sia ancora valido. La cartellina con le fotocopie è nell'armadio dietro la scrivania, in ordine alfabetico quando va bene, e per controllare davvero un nome bisogna alzarsi, aprire, sfogliare e rimettere a posto. Con quaranta persone che entrano in un'ora, quel controllo non si fa mai.
Nella segreteria della società sportiva il momento critico è settembre. Arrivano i moduli di iscrizione, i genitori consegnano i certificati a rate, qualcuno porta la fotocopia di quello dell'anno prima, qualcun altro dice che la visita è prenotata per il mese prossimo e intanto il figlio si allena. L'idoneità agonistica dei ragazzi che hanno compiuto gli anni previsti dalla federazione va rifatta, quella non agonistica dei più piccoli scade dodici mesi dopo il rilascio e ogni atleta ha una data diversa. Il foglio Excel nato per tenere ordine si riempie di celle gialle che nessuno ricorda più che cosa significhino.
Poi capita l'imprevisto: un ragazzo che si sente male a bordo campo, un dirigente che chiede l'elenco degli idonei prima di una trasferta, l'assicurazione che dopo un infortunio domanda copia del certificato in corso di validità. In quel momento nessuno cerca il documento con calma: si chiamano i genitori, si telefona all'ambulatorio, si sfoglia la cartellina davanti a chi sta aspettando una risposta. E quasi sempre si scopre che il documento c'era, ma era scaduto da settimane e nessuno se n'era accorto.
La soluzione
CertificatoSportivo mette insieme due cose che oggi vivono separate: l'anagrafica di chi si allena da te e la data di scadenza del suo certificato medico. Per ogni persona registri il tipo di idoneità, non agonistica o agonistica, la data di rilascio, la data di scadenza e il documento in copia. Da quel momento il conteggio lo fa il sistema: ogni mattina ricalcola chi è in regola, chi scade entro trenta giorni e chi è già fuori, e mostra il risultato in un elenco unico, filtrabile per corso, per squadra o per istruttore.
Gli avvisi partono da soli. Il tesserato riceve un messaggio prima della scadenza, con il tempo di prenotare la visita dal medico di medicina generale o dal centro di medicina dello sport; per i minori l'avviso arriva al genitore indicato in scheda. La segreteria riceve il riepilogo settimanale di chi non ha ancora consegnato, e in reception ogni nome compare con un semaforo: verde chi è in regola, giallo chi sta per scadere, rosso chi non può accedere alla sala finché non porta il nuovo certificato. Il software non valuta l'idoneità e non sostituisce il medico: sorveglia le date e ti dice quando è il momento di agire.
Importi l'anagrafica dal foglio di calcolo che usi oggi oppure la compili a mano in reception, con corso, squadra e recapito del genitore per i minori. Ogni scheda accoglie il tipo di idoneità richiesta dalla tua attività, così la distinzione tra agonisti e non agonisti è chiara fin dal primo giorno.
Fotografi o carichi il certificato dal telefono, indichi rilascio e scadenza e il documento resta agganciato alla scheda dell'atleta. Se il certificato è quello agonistico annoti anche il medico o il centro che lo ha rilasciato, per ritrovarlo senza cercare tra le fotocopie.
Da lì in avanti non devi ricordarti più niente: il tesserato viene avvisato prima della scadenza, la segreteria riceve l'elenco di chi manca all'appello e la reception vede il semaforo al momento dell'ingresso. Tu apri il cruscotto solo per controllare che la lista dei rossi sia vuota.
Che cosa fa
Tutto quello che serve a una struttura sportiva per tenere in ordine i certificati medici dei tesserati, dall'iscrizione al rinnovo, senza aggiungere lavoro alla segreteria.
Tutte le scadenze dei tesserati in un elenco solo, ordinato per data e filtrabile per corso, squadra o istruttore. Nessun foglio parallelo, nessuna cartellina da sfogliare.
Ogni scheda indica quale tipo di certificato serve a quell'atleta e con quale periodicità va rinnovato. Chi passa alla categoria agonistica cambia regime senza che nessuno debba ricordarsene.
Il promemoria parte prima della scadenza, con il tempo utile per prenotare la visita. Per i minori l'avviso raggiunge il genitore registrato in scheda, non il ragazzo.
Al momento dell'ingresso il nome compare in verde, giallo o rosso, con la data di scadenza sotto gli occhi di chi sta al banco. Chi è fuori regola viene fermato prima di entrare in sala.
I certificati sono dati sulla salute e restano in un archivio protetto, visibile solo a chi ha il ruolo per aprirlo. Ogni apertura resta tracciata, con data e utente.
Prima di una convocazione o di una gara stampi l'elenco degli atleti in regola per quel gruppo. I nomi senza idoneità valida restano fuori dalla lista, non in fondo.
Ogni lunedì arriva il quadro della settimana: chi scade, chi ha già consegnato, chi va sollecitato di nuovo. Un solo messaggio al posto di dieci controlli sparsi.
Estrai in un file l'elenco dei tesserati con tipo di idoneità e data di scadenza, pronto da allegare quando la federazione, l'ente di promozione sportiva o l'assicurazione lo chiedono.
I risultati
Non cambia il modo in cui si allenano le persone: cambia chi si ricorda delle date e quanto tempo ci vuole per rispondere a una domanda sul certificato di un tesserato.
Il controllo non dipende più dalla memoria di chi sta al banco: la validità del certificato si vede al momento dell'ingresso, per ogni persona che entra in sala o scende in campo.
I solleciti partono da soli e arrivano al destinatario giusto, genitore compreso. Il tempo che oggi se ne va in telefonate e messaggi torna alle iscrizioni e agli abbonamenti.
L'elenco degli atleti in regola per una gara si prepara in un minuto, non la sera prima. Le esclusioni si scoprono con settimane di anticipo, quando c'è ancora tempo per rimediare.
I certificati stanno in un archivio con accessi limitati e tracciati, non in una cartellina aperta sulla scrivania. Se un tesserato chiede conto dei suoi dati, sai dove sono e chi li ha visti.
Scenari d'uso
Avevamo tre cartelline e un foglio di calcolo che aggiornava solo chi lo aveva creato. Adesso al banco vediamo il semaforo mentre la persona passa il badge e i rinnovi si chiedono prima, non dopo. La differenza più grande è che nessuno deve più chiedere scusa a un cliente per un controllo fatto in ritardo.
Davide Marcheselli
Titolare di palestra, Modena
Lavoro da sola e i miei clienti li seguo uno per uno, ma le date di scadenza sfuggono comunque. Ricevo l'avviso trenta giorni prima e lo giro al cliente durante la seduta, così ha il tempo di prenotare la visita. Da quando uso il gestionale non ho più iniziato un ciclo di allenamenti con un certificato scaduto sul tavolo.
Elisa Fantini
Personal trainer con studio proprio, Padova
Con quattro squadre giovanili, settembre era un mese di telefonate ai genitori. Ora l'avviso lo riceve direttamente la famiglia e a me arriva il riepilogo del lunedì con i nomi che mancano. Prima di ogni trasferta stampo la lista degli idonei e il dirigente accompagnatore parte tranquillo.
Luca Bonaventura
Segretario di una società di pallavolo, Bari
Scenari d'uso rappresentativi del profilo dei nostri utenti target.
Prezzi
Si sceglie in base a quante persone si allenano da te e a quanti ruoli lavorano attorno alle iscrizioni. Ogni pulsante porta al modulo di contatto con il piano già selezionato.
19 euro al mese
Per il personal trainer e lo studio piccolo, dove segui i clienti uno per uno e la segreteria sei tu
Il più scelto dalle palestre
49 euro al mese
Per la palestra con reception, corsi di gruppo e più istruttori che si alternano in sala
89 euro al mese
Per la ASD o la SSD con squadre, settore giovanile e più impianti da coordinare
Prezzi per singola struttura, IVA esclusa, senza costi di attivazione e senza vincolo di durata: si cambia piano dal mese successivo e i dati restano esportabili in qualsiasi momento.
Domande frequenti
Le domande che ci arrivano più spesso da titolari di palestra, istruttori e segreterie sportive, con le risposte che diamo al telefono.
Secondo il decreto ministeriale 24 aprile 2013 il certificato per l'attività sportiva non agonistica è rilasciato dal medico di medicina generale o dal pediatra di libera scelta, ciascuno per i propri assistiti, oppure dal medico specialista in medicina dello sport. CertificatoSportivo non entra nel merito della valutazione clinica: registra il documento che ti viene consegnato, il tipo di idoneità, la data di rilascio e la data di scadenza, e da lì in avanti tiene il conto per te.
Il certificato di idoneità sportiva ha di norma validità annuale e il conteggio parte dalla data di rilascio indicata dal medico, non dall'inizio della stagione. È per questo che in una stessa squadra le scadenze cadono in mesi diversi. Il gestionale calcola la data per ogni atleta e fa partire l'avviso con anticipo, così il rinnovo non si concentra tutto a settembre.
L'attività agonistica è quella qualificata come tale dalle federazioni sportive nazionali, dalle discipline sportive associate e dagli enti di promozione sportiva, con soglie di età che cambiano da sport a sport; richiede la visita presso uno specialista in medicina dello sport e accertamenti più ampi, tra cui l'elettrocardiogramma anche sotto sforzo. Il certificato non agonistico riguarda chi svolge attività organizzata senza quella qualifica. Nel gestionale i due regimi restano distinti e ogni scheda mostra quale certificato serve a quell'atleta.
Le linee guida allegate al decreto ministeriale prevedono per l'attività non agonistica una visita con anamnesi, esame obiettivo, misurazione della pressione arteriosa ed elettrocardiogramma a riposo, con modalità che il medico valuta caso per caso, mentre per l'attività agonistica il protocollo è più esteso. La decisione spetta al medico. Il compito del software è ricordarti che quel documento va rifatto, non stabilire quali esami servano.
Il certificato medico è un dato relativo alla salute, quindi rientra tra le categorie particolari dell'articolo 9 del Regolamento UE 2016/679 e va trattato con misure adeguate: accesso limitato alle persone autorizzate, conservazione per il tempo necessario e informativa chiara al tesserato. Per questo l'archivio di CertificatoSportivo è separato dall'anagrafica ordinaria, si apre solo con il ruolo giusto e registra chi ha consultato che cosa. Per le scelte organizzative della tua struttura resta comunque utile un confronto con il tuo consulente privacy.
Sì. Per ogni atleta minorenne la scheda contiene il recapito del genitore o di chi esercita la responsabilità genitoriale, e gli avvisi di scadenza vengono inviati lì. La segreteria vede in un colpo d'occhio quali famiglie hanno già consegnato il nuovo certificato e quali vanno sollecitate, squadra per squadra, senza rifare la lista a mano ogni settembre.
No. È un gestionale amministrativo delle scadenze e dei documenti: non emette certificati, non esprime giudizi di idoneità e non interpreta referti. L'idoneità la stabilisce il medico competente secondo la normativa vigente; il software conserva il documento rilasciato, ne calcola la validità residua e avvisa le persone giuste prima che scada.
Sì, ed è il modo più rapido per iniziare. Si importano nome, contatto, corso o squadra e, se le hai già, le date di scadenza note; le schede rimaste incomplete vengono elencate a parte in modo da riempirle man mano che i certificati arrivano in segreteria. Nel piano Società sportiva l'affiancamento iniziale al caricamento è compreso, così la prima anagrafica parte pulita.
Dal blog
Guide pratiche sulla tutela sanitaria nello sport dilettantistico, scritte per chi tiene la segreteria e non per chi scrive le norme.
Il decreto ministeriale 24 aprile 2013 indica chi deve avere il certificato non agonistico, quali medici lo rilasciano e che cosa comprende la visita.
Leggi la guida al decreto
Quando chiedere il certificato, quali dati controllare, dove archiviarlo e come impostare gli avvisi: il metodo per raccogliere i documenti senza rincorse.
Leggi il metodo di raccolta
L'idoneità agonistica la rilascia lo specialista in medicina dello sport, quella non agonistica anche il medico di famiglia: accertamenti e obblighi diversi.
Leggi il confronto tra i due certificatiParliamone
Scrivici quante persone frequentano la tua struttura, se hai atleti agonisti oltre ai corsi e come raccogli oggi i certificati in segreteria. Ti rispondiamo con una proposta concreta su come portare tutte le scadenze in un unico scadenzario e far partire gli avvisi. Se preferisci vederlo dal vivo, in venti minuti ti mostriamo il percorso dall'ingresso in reception al rinnovo.
Rispondiamo alle richieste in italiano, di persona e non con un messaggio automatico, di norma entro un giorno lavorativo. Non c'è nessuna registrazione da fare su questo sito e nessun pagamento da inserire adesso.
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